נושא המלאי הוא בעל רגישות רבה בכל ארגון. אנו יכולים להבין את חשיבות המלאי בכך שמצד אחד אף בעל עסק לא רוצה לפספס עסקה בגלל מוצר שלא קיים במלאי ומצד שני אף בעל עסק לא רוצה להגיע למצב שבו הוא משלם הון תועפות על מימון מלאי שלא נמכר או כזה שלבסוף נפגם בצורה כזו או אחרת בשל התיישנות.
תוכנה שמנהלת מלאי היא דבר שמעניין כל מי שרוצה לנהל את העסק שלו בצורה הטובה ביותר. בהתאם למודל העסקי של כל ארגון מסחרי נבנית תוכנה כזו שיודעת כיצד לסייע בהחזקת מלאי מספק בהתאם לתחזיות מדויקות, במעקב אחר כניסה ויציאה של הפריטים השונים ובניהול שוטף מדי יום ביומו. לכל מסך בתוכנה יש שימוש ייעודי כמובן שתוכנה איכותית תציג את כל מה שצריך בעל העסק או מי שאחראי על המלאי. אנו יכולים לראות כיצד כיום תוכנה לניהול מלאי הוא מוצר מורכב ביותר.
אך גם חשוב לדעת שחלק מאיכויותיה של תוכנה כזו בא לידי ביטוי בכך שלמרות שפע האפשרויות החשובות מדובר בסופו של דבר בתוכנה שקל מאוד לעבוד איתה. בין המסכים השונים שמרכיבים תוכנה כזו אפשר למצוא את אלו שבהם יקבל מנהל המלאי את רשימת הפריטים, את הכרטיס האישי של כל פריט, את כרטיסיית התנועות, את מסך הרכש שבו ניתן להכניס פריטים למלאי, את מסך ספירת המלאי, ואף מסכים שבהם קיימים מחירונים בהיקף בלתי מוגבל.
מגוון פעולות שכל משתמש מבצע בהתאם לדרישותיו ככל שתוכנה מסוימת תציע יותר אפשרויות לפעולות שונות, כך היא תענה באופן מושלם על צרכים מורכבים ביותר של כל ארגון מסחרי המעוניין לעבוד עם המלאי שלו בצורה מדויקת וחסכונית. לכן תוכנה לניהול מלאי תציג מגוון פעולות שתהיינה לא רק רבות אלא כאלה שמיועדות בצורה אישית לכל סוג של עסק ומשתמש.
בתכונה ייעודית כזו אפשר יהיה לשייך מחירון אישי לכל לקוח, לחשב את הרווח לכל חשבונית, להדפיס תמונות של פריטים בכל הצעת מחיר, להדפיס טקסט של כתב אחריות בחשבונית או בהצעת המחיר, לבדוק את קיומו של פריט מסוים בהפקה של תעודת המשלוח ועוד פעולות רלוונטיות אחרות.
